Installeer Moneybird Invoicing via de marketplace, op één account of over je volledige bedrijf.
Installeer je op bedrijfsniveau, dan laat het systeem ons niet weten welk account je wil activeren. Na installatie kom je terecht op een "Activate account"-scherm waar je het Location ID invult van het account dat je wil inschakelen. Je vindt dat ID in je CRM onder Settings → Business Info. Herhaal deze stap voor elk account waarop je de app wil gebruiken.
Hiervoor heb je je eigen, apart betaald Moneybird-abonnement nodig. Dat abonnement koop en beheer je rechtstreeks bij Moneybird; het is niet inbegrepen in onze prijzen en wordt niet via ons gefactureerd.
Open de Instellingenpagina van de app en klik op Connect Moneybird. Je wordt naar Moneybird gestuurd om de toegang te bevestigen, en komt daarna terug:
Meteen na het verbinden halen we de BTW-tarieven en de factuurworkflow van die administratie op. Heeft de administratie helemaal geen verkooptarieven, dan waarschuwt de Instellingenpagina daarvoor. Eén ontbrekend tarief merk je pas wanneer een order het nodig heeft: die factuur komt op "Needs review" en in het dashboard kies je daar het juiste tarief. Voeg je een tarief toe in Moneybird, klik dan op "Refresh from Moneybird".
Voeg in een workflow de "Create Moneybird invoice"-actie toe, net na de stap waar een betaling of bestelling voltooid wordt. De actie heeft één veld nodig, het transaction ID, dat automatisch wordt ingevuld via de {{payment.transaction_id}} merge tag.
Vanaf dan maakt Moneybird Invoicing telkens automatisch de bijhorende factuur aan, elke keer dat de workflow draait voor een voltooide, live betaling. Testbetalingen worden apart gelogd en maken nooit een echte factuur aan.
Op de Instellingenpagina koppel je twee custom fields uit je CRM. Het bedrijfsnummer - KVK in Nederland, KBO/BCE in België - komt altijd op de factuur te staan, voor elk land. Voor Nederlandse en Belgische klanten bepaalt het bovendien of een factuur via Peppol kan: Moneybird routeert Peppol op dat nummer, niet op het BTW-nummer. Andere landen krijgen de factuur altijd per e-mail. Het BTW-nummer komt op het Moneybird-contact terecht voor de juiste BTW-behandeling; Moneybird valideert dat zelf.
Is er geen bedrijfsnummer-veld gekoppeld, heeft een specifieke klant geen nummer ingevuld, of komt de klant uit een land zonder Peppol-ondersteuning, dan wordt de factuur aangemaakt en in plaats daarvan via e-mail verstuurd, met UBL-bijlage. Je kan ook "Disable email sending to individuals (B2C)" inschakelen als je facturen liever niet automatisch naar particulieren mailt - die schakelaar kijkt naar het bedrijfsnummer én het BTW-nummer, niet naar Peppol-ondersteuning, dus een zakelijke klant uit bijvoorbeeld Duitsland (met een bedrijfs- of BTW-nummer) blijft gewoon een factuur per e-mail krijgen; alleen een klant zonder beide velden wordt overgeslagen. Zo een overgeslagen factuur wordt nog steeds aangemaakt en als betaald gemarkeerd in Moneybird, ze wordt alleen niet voor jou verstuurd.
Elke factuurpoging wordt op het dashboard gelogd met één van de volgende statussen:
Voor alles gemarkeerd als "Needs review" of "Error" biedt het dashboard drie acties: Retry (opnieuw proberen met dezelfde instellingen), Send without VAT (B2C) (de factuur aanmaken zonder BTW- én bedrijfsnummer, dus geen Peppol-poging, verstuurd via e-mail), en Manually resolved (markeren als opgelost, bijvoorbeeld als je de factuur zelf rechtstreeks in Moneybird hebt aangemaakt). In twee situaties komt er iets nuttigers in de plaats van Retry: kon een BTW-tarief niet gematcht worden, dan krijg je een keuzelijst met de tarieven van je eigen administratie plus Use this rate, en kwam een Peppol-verzending als mislukt terug, dan krijg je Resend by email, waarmee diezelfde factuur alsnog via e-mail verstuurd wordt.
Komt een betaling van een wallet-oplading (GHL SaaS Mode) in plaats van een gewone bestelling, dan wordt die ook gemarkeerd als "Needs review". Zo'n betaling kan niet automatisch gefactureerd worden: je CRM geeft er geen BTW-tarief bij mee, en zonder dat kunnen we niet betrouwbaar zelf een tarief kiezen. Omdat er ook geen bestelling is om opnieuw te proberen, toont het dashboard in plaats daarvan een BTW-tarief-keuzelijst - kies zelf het toepasselijke tarief en klik op Create invoice om de factuur met dat tarief aan te maken en naar Moneybird door te sturen, met het bedrag en de contactgegevens van die betaling.
Voeg een meldings-e-mailadres toe op de Instellingenpagina, en we mailen dat automatisch zodra een factuur je aandacht nodig heeft, zoals een ongeldig BTW-nummer, een ontbrekend e-mailadres, of een mislukte verzending. Geen workflow of automatisering nodig: het werkt vanaf het moment dat je een e-mailadres opslaat, en stopt zodra je het veld leegmaakt. Elke e-mail linkt rechtstreeks naar je dashboard.
Je kan meerdere adressen toevoegen door ze te scheiden met een komma, bijvoorbeeld als je ook je boekhouder wil laten meelezen.
Moneybird Invoicing heeft twee plannen: "Pay per invoice" ($0/maand, 25 facturen/maand inbegrepen, $0,50 per extra factuur) en "Pro" ($19/maand, 1000 facturen/maand inbegrepen, $0,50 per extra factuur daarboven). Je kiest je plan bij het installeren via de GHL-marketplace; het dashboard toont je huidige plan en het aantal aangemaakte facturen deze maand.
Je hebt wel een eigen, apart betaald Moneybird-abonnement nodig. Dat koop en beheer je rechtstreeks bij Moneybird; het wordt niet via ons gefactureerd. Let op: sommige Moneybird-abonnementen hebben zelf een maandelijks maximum aan facturen - is dat bereikt, dan meldt het dashboard dat en moet je bij Moneybird upgraden.
De meeste problemen zie je rechtstreeks op het dashboard als een "Needs review"- of "Error"-status met uitleg. Klopt er iets niet dat het dashboard niet verklaart, of heb je een andere vraag, neem dan contact op via info@ydmdesign.be.
Versie 0.1.0
Eerste versie. Facturen worden aangemaakt in Moneybird en verstuurd via Peppol of e-mail, met een factuurlog, retry-acties, en automatische meldingen bij problemen.